SaaS для начинающих

В период удаленной работы SaaS-приложения еще с большой скоростью вошли в нашу повседневную жизнь. С потребительской точки зрения мне удобно использовать такие сервисы из-за того, что большинство функций работает из коробки. А с точки зрения руководителя для которого важна операционная эффективность предприятия,  SaaS-приложения вызывают вопросы, которые требуют более детального анализа. В серии статей я постараюсь раскрыть более подробно тему SaaS и рассказать какие сервисы на мой взгляд эффективны для бизнеса.

Что такое SaaS?

Software as a Service (SaaS) — одна из моделей продажи и доставки приложений пользователям. Согласно этой модели, поставщик услуги разрабатывает программное обеспечение, разворачивает его на своих вычислительных мощностях, обслуживает и предоставляет клиентам доступ к приложению как к готовому интернет-сервису.

Потребитель не покупает нужное ему программное обеспечение. Вместо этого он просто арендует приложение. Это означает, что вместо единоразовой оплаты ПО пользователь ежемесячно или ежегодно вносит абонентскую плату за доступ к определённому набору сервисов. То есть платит за подписку.

Плюсы SaaS решений

Сначала давайте посмотрим на положительные стороны. Все SaaS-приложения – настоящий бум. Видеозвонки, виртуальные офисы, управление проектами – всё под рукой, чтобы сделать нашу работу легче. Я перечислил 10 основных плюсов, которые точно будут полезны для бизнеса:

1. Доступность из любой точки мира. SaaS обеспечивает доступ к приложениям через интернет, что позволяет работать из любой точки мира. Это особенно важно в условиях удаленной работы.
2. Экономия времени и ресурсов на внедрение. Внедрение SaaS-решений обычно быстрое и удобное, поскольку большинство приложений доступны через облако, и нет необходимости в сложной локальной установке.
3. Автоматические обновления и поддержка. Пользователи получают автоматические обновления без необходимости устанавливать новые версии вручную. Также поставщики SaaS обеспечивают техническую поддержку.
4. Гибкость и масштабируемость. SaaS-приложения обычно легко масштабируются, что делает их гибкими для различных бизнес-потребностей. Вы можете легко адаптироваться к изменяющимся условиям.
5. Безопасность данных. Поставщики SaaS обычно обеспечивают высокий уровень безопасности данных, включая резервное копирование и меры защиты от угроз.
6. Сокращение издержек на обновления и обслуживание. Поскольку все обновления выполняются централизованно, компании могут сэкономить средства, которые обычно тратятся на обновление локального программного обеспечения.
7. Предсказуемые расходы. Модель оплаты SaaS (часто ежемесячная подписка) обеспечивает предсказуемые расходы, что удобно для бюджетирования.
8. Интеграция с другими сервисами. SaaS-приложения обычно предоставляют API для интеграции с другими сервисами и программами, что улучшает взаимодействие между системами.
9. Легкость использования и обучения. Большинство SaaS-приложений разрабатываются с упором на простоту использования, что упрощает обучение новых сотрудников.
10. Доступ к последним технологическим достижениям. Пользователи SaaS всегда имеют доступ к последним функциональным возможностям и технологическим инновациям, так как обновления выпускаются регулярно.

Минусы SaaS решений

Не смотря на большее количество плюсов в использовании SaaS сервисов, минусы тоже есть. Давайте рассмотрим основные из них:

1. Безопасность данных. Хранение данных в облаке, хотя и удобно, но может вызывать опасения относительно безопасности. Риски включают утечку данных, несанкционированный доступ, а также вопросы, связанные с соответствием нормам безопасности, в том числе ФЗ-152 о Персональных данных.
2. Ограничение кастомизации. Некоторые SaaS-приложения предоставляют ограниченные возможности по кастомизации, что может быть недостаточным для удовлетворения уникальных бизнес-потребностей.
3. Риски зависимости от поставщика. В случае проблем с поставщиком SaaS, такими как выход из строя серверов или банкротство компании, клиенты сталкиваются с риском прерывания работы и потери данных.
4. Ограниченная контрольная точка. Пользователи SaaS-приложений обычно не могут контролировать процесс обновления и внедрения изменений, что может вызвать проблемы, связанные с несовместимостью или нежелательными обновлениями.
5. Затраты в долгосрочной перспективе. В ходе продолжительного времени ежемесячные платежи SaaS могут накапливаться, превысив затраты на приобретение и обслуживание собственного программного обеспечения.
6. Ограниченные возможности оффлайн-работы. Некоторые SaaS-приложения могут предоставлять ограниченные или неудобные возможности работы в оффлайн-режиме, что создает неудобства в ситуациях с недоступностью интернета.
7. Проблемы с масштабированием. При увеличении объема данных SaaS-приложения могут столкнуться с проблемами производительности, требуя более сложной инфраструктуры для эффективной работы.
8. Ограниченный выбор хостинга. Пользователи SaaS ограничены выбором хостинга, поскольку приложения чаще всего размещаются на серверах поставщика. Выбор места расположения данных может быть так же ограничен.
9. Переход к другому поставщику: смена поставщика SaaS может потребовать сложных процессов миграции данных и перенастройки системы, что может быть затратным и дорогостоящим.

Критерии выбора

Я выписал основные метрики которые оцениванию при выборе SaaS решений. Анализ перечисленных метрик играет для меня важную роль, поскольку он обеспечивает всесторонний обзор различных аспектов выбора между SaaS-решением и локальным программным обеспечением. Каждая метрика отражает конкретные характеристики функциональности, безопасности, эффективности и управления. Их комплексное изучение предоставляет основу для принятия информированного решения. Давайте  их рассмотрим:

1. Тотальные затраты владения (TCO).

   Рассмотрите все аспекты затрат, включая стоимость лицензий, оборудования, обучения персонала, обслуживание, а также возможные расходы на масштабирование и апгрейды. Учтите долгосрочные перспективы, чтобы определить общие затраты на владение каждым вариантом. Это поможет оценить общую стоимость каждого варианта, включая не только явные, но и скрытые затраты, что дает более реалистичное представление о финансовых обязательствах.

2. Безопасность данных.

   Проведите тщательный анализ мер безопасности обоих решений, включая уровень шифрования, меры предотвращения утечек данных, авторизацию и аудит действий. Оцените, какие из этих мер соответствуют стандартам вашей отрасли и требованиям компании. В условиях растущей угрозы кибербезопасности критически важно оценить, как обеспечивается безопасность данных, чтобы избежать потенциальных рисков утечек, взломов или несанкционированного доступа.

3. Гибкость и кастомизация.

   Исследуйте уровень гибкости обеих систем в адаптации под уникальные потребности вашей компании. Рассмотрите, насколько легко можно внедрить изменения в пользовательский интерфейс, добавить новые функции и интегрировать индивидуальные настройки. Это позволит адаптировать программное обеспечение под конкретные потребности бизнеса, что особенно важно в случае уникальных бизнес-процессов и требований.

4. Интеграция с существующими системами.

   Оцените готовность и легкость интеграции решений с вашим текущим стеком программного обеспечения. Удостоверьтесь, что выбранное решение может эффективно взаимодействовать с другими системами в вашей компании, обеспечивая беспрепятственный обмен данными. Совместимость нового решения с существующим стеком программного обеспечения, предотвращая проблемы связанные с разрозненностью данных и сложностью интеграции.

5. Уровень доступности и надежности.

   Изучите SLA, чтобы понять гарантии уровня доступности для каждого варианта. Проведите исследование по отзывам и истории обслуживания, чтобы оценить, насколько стабильны и надежны предоставляемые услуги. SLA снижает риски и но не дает гарантию, что выбранное решение способно обеспечивать непрерывную работу, минимизируя возможные потери из-за сбоев или недоступности.

6. Скорость внедрения.

   Оцените, насколько быстро можно будет внедрить каждое решение в вашей компании. Учтите время, которое необходимо для установки, настройки, обучения персонала и перехода к полноценной работе с системой. Определите, насколько быстро бизнес сможет использовать новое программное обеспечение, что особенно актуально в условиях быстро меняющейся среды.

7. Масштабируемость.

   Рассмотрите возможности масштабирования обоих решений при изменении объема бизнеса. Узнайте, насколько легко можно увеличивать или уменьшать ресурсы и функциональность каждого варианта. Убедитесь, что выбранное решение легко масштабируется, способствуя беспроблемному росту бизнеса.

8. Локализация и соблюдение законов.

   Проверьте, соответствуют ли оба решения местным законам и нормативам, касающимся хранения данных. Удостоверьтесь, что оба варианта могут поддерживать локализацию для различных регионов, включая языковую поддержку и спецификации.  Это гарантирует, что программное обеспечение соответствует местным законам и требованиям, предотвращая потенциальные юридические и репутационные проблемы.

9. Уровень поддержки и обновлений:

   Изучите правила поддержки для каждого решения, включая скорость реагирования на проблемы. Также рассмотрите, каким образом осуществляются обновления, и насколько легко можно перейти на новые версии. Обеспечение надежной поддержки, важно для быстрого реагирования на проблемы и актуальности выбранного решения.

10. Удовлетворенность пользователей.

    Соберите обратную связь от предполагаемых пользователей обоих решений. Узнайте, насколько они удовлетворены удобством использования, производительностью и функциональностью каждого варианта. Рассмотрите рейтинги и отзывы, чтобы получить объективные оценки от других организаций, использующих эти решения. Получите информацию о том, насколько успешно пользователи будут адаптировать и использовать новое программное обеспечение. Это является ключевым фактором для повседневной эффективности бизнес-процессов.

Как итог:

Выбор между SaaS-решением и локальным программным обеспечением – важное стратегическое решение для любой компании. Рассмотрение ключевых метрик предоставляет комплексный взгляд на различные аспекты этого выбора. Эти метрики не только помогают в определении конкретных потребностей бизнеса, но и обеспечивают информацию для принятия решения. Каждая компания уникальна, и, исходя из своих целей, бюджета и инфраструктуры, может найти оптимальное решение, учитывая перечисленные метрики. В итоге, правильно подобранное решение будет способствовать повышению эффективности операций, обеспечивать безопасность данных и способствовать успешному развитию бизнеса в долгосрочной перспективе.

В следующих статьях я расскажу про:

• Тренды в развитии SaaS
• Эволюция инфраструктуры
• Тенденции в безопасности данных